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【働き方改革:その2】  営業を変革するモバイルワークのIT活用とセキュリティ対策

【働き方改革:その2】  営業を変革するモバイルワークのIT活用とセキュリティ対策

モバイルワークによる営業のメリットとは

                                       (2017.8.7)

テレワークの中でも「モバイルワーク」は(テレワークの種類については第1回参照)、特に外出の多い営業部門で導入した場合に有効だと言えます。総務省が平成27年に行った調査でも「テレワークを導入した職種、テレワークの導入が可能と考える職種」は、営業が突出して高くなっています。(図1参照)

図1:テレワークを導入した職種、テレワークの導入が可能と考える職種

(出典)総務省「地方創生と企業におけるICT利活用に関する調査研究」(平成27年)

それでは、営業にモバイルワークを取り入れた場合、どのようなメリットがあるのでしょうか。

1)商談時のプレゼン力向上と成約のスピードアップ、さらにはコスト削減も

まずは商談時の対応が大きく変わります。お客さまへはタブレット端末やモバイルPCに営業資料を映しながら説明し、必要に応じて商品カタログやWebサイトに掲載されている商品詳細情報、事例を紹介することで、的確なプレゼンテーションを行うことができます。また、商談時にクライアントから追加資料を求められた場合や、条件を変えた再見積もりなどを依頼された場合も、手元にない資料を社内の共有ファイルから参照したり、社内の業務システムにアクセスして再見積もりを行ったりと、その場で対応することができます。外出先で顧客から電話やメールで要望があった場合にも同様の対応ができ、商談機会を逃すことなく、成約までの時間短縮、営業活動全体のスピードアップが見込めます。さらに、営業資料を印刷して持参しなくても済むため、印刷コストの削減にもつながります。

2)移動時間の有効活用

営業部門の社員が商談をする際、訪問時だけでなく訪問前後にも時間を費やしています。訪問前は、顧客に関する情報確認、資料の準備、見積書作成等に、訪問後は商談内容の報告や日報入力、訪問先への追加対応等があります。営業社員はほとんど外出先で1日を過ごすことが多く、その日の商談が終わり、帰社後に上記作業を行っています。

モバイルワークによって、移動時間に商談の準備や後処理の作業を行えるようにすれば、これまで帰社後にかけていた作業時間を減らすことができ、残業時間を軽減することができます。さらに余った時間を商談に回すことで商談機会の増加による契約数アップ、顧客との関係強化も期待できます。また、直行直帰が無理なく行えるようになり、ワーク・ライフ・バランスの推進にもつながります。

3)顧客・案件情報をスピーディーに共有

営業支援システム(SFA)や顧客管理システム(CRM)は、営業活動の効率化や成果向上を目的に多くの企業で導入が進んでいます。ただし、SFAやCRMを導入したにもかかわらず、現場の営業社員のデータ入力が定着しないため、システムを使いこなせていないというケースも少なくありません。営業社員にとって、1日の営業活動が終わり、会社に帰ってSFAやCRMシステムに商談内容を入力する作業は楽なものではありません。

モバイルワークを実現すれば、出先でデータ入力を行えるようになり、入力のために会社に戻る必要はなくなります。さらに商談後速やかに入力することで、ほぼリアルタイムに社内共有化ができ、上司も的確な指示や助言を迅速に行うことができます。営業活動全体の質の向上につながっていきます。

表1:モバイルワークの活用シーンとメリット

モバイルワークの活用シーンモバイルワークによるメリット
商談時に営業資料や見積りを
状況に応じて追加提示
・プレゼン力の向上
・成約のスピードアップ
・コスト削減
営業の移動時間に商談前の準備や
商談後の報告・営業日報を入力
・残業時間の軽減
・商談機会の増加
・ワーク・ライフ・バランスの推進
・顧客・案件情報のスピーディーな共有
・上司の的確な指示や助言出し

モバイルワークを実現するためのIT活用

これまでご紹介したモバイルワークによる営業のメリットを得るには、日々の営業活動に利用している業務システムへのアクセスや営業資料の参照が外出先からも行える環境の整備が必要です。

具体的な方法として、まずは会社で利用しているノートPCをそのまま持ち出し、オフィスでの利用時と同様のコンピューティング環境を実現することがあげられます。ただし、セキュリティを確保するために、たとえば、VPN経由で社内システムへリモートアクセスし、シンクライアント形式なども併用するといった手立てが必要となります。この方法は、場合によっては、システム全体のコストが高くなる、セキュリティを維持するための情報システム部門の負担が大きくなるといった傾向が見られます。(リモートアクセスに関しては在宅勤務で用いられる環境とも共通する部分が多いため、次回で詳しくご紹介します。)

そこで、これからモバイルワークの実現を検討する企業では、ノートPC以外にスマートフォンやタブレットといったスマートデバイスを用いる動きが多く見られます。スマートデバイスの活用は、iPadなどのタブレットが話題となった時期に導入を試みたものの、失敗に終わってしまった企業が多く見られました。しかし、現在では企業システム自体が変化していることや、モバイルワーク関連ソリューションの充実により、事情は大きく変わっています。現在では、スマートデバイスを用いてモバイルワークを実現する場合、次のような方法を選択することができます。

1)クラウド型のSFA/CRM、ファイル共有/電子カタログなどを利用する

メールやグループウェアなどはもちろん、営業支援システム(SFA)や顧客管理システム(CRM)、ファイル共有などに関しても、社内システムからクラウドサービスへと移行したり、もしくは移行を検討している企業は増えつつあります。クラウドサービスには、PC以外のデバイスを用いた場合の視認性や操作性に配慮したものが多くあります。外出先でスマートデバイスを用いて、商談に必要な情報を参照したり、営業資料を取り出したりといったことはもちろん、上司への報告、SFAやCRMへの情報の入力作業も容易に行うことができます。

また、クラウド型Web会議システムも併用すれば、外出先から会議に参加したり、商談の現場で技術的な質問をされた場合に、社内の技術者を呼び出して直接説明をしてもらったりすることが可能です。

2)スマートデバイスから社内システムを使えるようにする

セキュリティポリシーの制約でクラウドサービスへ移行できない場合も、さまざまなモバイル利用の手段があります。以前は、社内システムのスマートデバイス対応は、パッケージ製品であればバージョンアップ待ち、自社開発システムであれば時間と手間をかけて改修作業を行う必要がありました。現在は、社内システムを利用するためのスマートデバイス用アプリの開発を支援するソリューションや、社内システムの画面をスマートデバイスに転送するソリューションを活用することで、比較的容易にスマートデバイスからの利用を実現することが可能です。さらには単なる画面転送だけでなく、画面構成やメニューの最適化まで行うことで、既存システムをスマートフォンでも快適に視認・操作可能にするソリューションも存在します。

モバイルワークにおけるセキュリティをどのように担保するか

このように、スマートデバイスを用いてモバイルワークを行うことは決して難しくありません。ただし、利用が本格化すればするほど、社外秘を含む重要な業務データを扱う機会も増えるため、十分なレベルのセキュリティを確保することが前提条件となります。そのため以下の対策が必要です。

1)端末にデータを残さない

最も有効なのは、実際のデータをスマートデバイス側で処理したり、保持したりするのではなく、画面だけを転送するなど、端末にデータを残さない仕組みを持ったソリューションを利用することです。業務システムで扱うデータだけでなく、電話番号などの顧客情報の漏洩を防ぐ必要がありますが、電話帳すらも端末に残さない仕組みを提供するソリューションも存在します。端末にデータを残さないことで、仮に端末の紛失・盗難という事態が生じた際にも、企業の大事な情報そのものが漏洩してしまう可能性は最小限に抑えられます。

2)安全な通信経路のみを利用する

スマートデバイスから社内システムやクラウドサービスへの通信において、データの盗聴などが行われるというリスクもあります。そのため、VPN(Virtual Private Network)を用いた通信経路の暗号化などで、不正アクセス対策を行うことが一般的になっています。また、なりすましを防ぐために、ID/パスワード管理を厳重化するのはもちろんのこと、多要素認証などの導入も検討すべきです。

3)端末を厳重に管理する

すべてのシステムアクセスについて、シンクライアント/画面転送系の仕組みを用いる以外、完全に端末にデータは残らないとは言い切れないため、端末管理も不可欠となります。そこで、MDM(モバイルデバイス管理)製品を導入することで、端末の紛失・盗難が発生した際には、電話やWebサイトなどを利用した遠隔操作で端末のロックや内部データのワイプ、端末に保存されているWeb/アプリへのログイン情報の消去 などを実行できるようにしておくことをおすすめします。また、MDMは管理者が指定したアプリのみ使えるようにする機能も備えており、スマートデバイスを利用する社員が勝手にコンシューマ向けアプリを業務に利用するセキュリティリスクを防ぐ役割も担います。

セキュリティ以外のモバイルワークの課題とは

スマートデバイス活用でモバイルワークを実現するには、セキュリティ以外にもクリアするべきハードルがあります。

1)端末の導入・運用コストをいかに抑えるか

端末においては、一括購入だけが選択肢ではなく、社員の私物スマートデバイスの活用(いわゆるBYOD=Bring Your Own Device)、あるいはレンタルなども選択肢に入れることでコスト抑制が図れます。特にBYOD関連のソリューションは最近になって充実してきており、1台の私用端末を用いつつ、内部のデータ領域を完全に私用と業務に分離して扱い、紛失時などには業務データのみを消去するといった使い方ができるようになっています。また、クラウド型PBXなどを利用すれば、私物スマートフォンで会社の電話番号での通話を可能にする、いわゆる“内線化”なども行えます。社員にとっても会社貸与と個人所有の2台持ちが解消されるなどのメリットが得られるため、検討する価値は十分にあります。また、レンタルは、キッティングや運用サポートまで任せられる事業者もあり、端末のコストだけでなく、トータルでのコスト削減が見込めます。

2)労務管理をいかに行うか

テレワーク全般の課題として、社員の姿が見えにくい状況で、どのように勤怠管理や評価を行うか、という問題があげられます。ただし、営業部門の社員の場合、元々外出が多いため、新たな問題が発生する可能性は低いと思われます。また、上司によるマネジメント業務に関しても、前述のようにSFAの活用が定着化することで、むしろ社員の活動を把握しやすくなることが期待されます。

3)かえって“働きすぎ”が生じる可能性はないか

営業活動にモバイルワークを導入した場合、社員がオン・オフの区別が一層つきにくくなるという危機感を抱く企業は少なくありません。そうした問題に関しても、ソリューションの活用で解決を図る動きが出ています。たとえば、前述のスマートフォン内線化であれば営業時間外の受話は強制的に自動応答などへ切り替える、同様に業務システムの利用であれば指定時間外のアクセスを禁止する、といった対応を行っている企業があります。ただし、管理者側で単純に制限をかけるだけではかえって業務処理や顧客対応にデメリットが生じるケースが出てくるため、営業部門と十分にコンセンサスをとった上で、最適な着地点を見出す必要があります。

スマートデバイスによるモバイルワークでさらに一歩進んだ営業変革を

スマートデバイスによるモバイルワークの実現は、より先進的な営業活動を実現する可能性を秘めています。すでに現在も、スマートデバイスに搭載されたGPSを用いて、位置情報を営業活動に役立てるソリューションが登場しています。今後は、スマートデバイスから多彩な営業活動に関わる情報をリアルタイムで収集・分析するなど、これまで以上にデータ主体の営業が実現することが想定されます。また、営業活動のデータ化が進むことで、煩雑な作業の効率化やデータ学習にもとづくアドバイスの提示等、AIの活用が広がる可能性が大いにあります。モバイルワークの推進は、営業変革の推進とも言えます。

次回の第3回は、「在宅ワークを実現するIT活用とセキュリティ対策」について解説します。

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